Dématérialisation des factures : gain de temps et d’argent
Réduire son empreinte écologique, réduire ses coûts, améliorer la communication entre les différentes parties d’un contrat sont des objectifs récurrents pour les entreprises.
Aujourd’hui, la facturation est un poste essentiel dans une entreprise. C’est le dernier volet de la relation client fournisseur. Elle marque la réalisation du contrat et permet à l’entreprise fournisseur d’obtenir le paiement pour ses services ou produits. Découvrez les avantages de la dématérialisation de la facturation, un poste encore trop coûteux aujourd’hui.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est une facture émise, transmise et reçue électroniquement et qui peut contenir des données électroniques. À noter donc, sans le fichier de données structurées (fichier XML), votre facture sera une facture dématérialisée, avec le fichier de données, elle devient une facture électronique.
Comment SSP ajoute de la valeur à la facture dématérialisée ?
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Sur la plateforme de service de paiement DPA ou depuis votre système interne, vous pouvez générer un lien de paiement. Ce lien peut être ajouté à votre facture pour un paiement rapide et sécurisé.
Dans la pratique, le payeur reçoit une facture avec un lien ou QR Code. Il clique sur le lien ou scan le code pour procéder au paiement. Il est envoyé sur une page où il choisit sa banque, puis il s’identifie afin d’effectuer le paiement. Vos clients n’ont plus besoin de vous transmettre un chèque, de donner des coordonnées bancaires au téléphone, de perdre du temps à créer un bénéficiaire sur son compte pour vous faire un virement.
Pourquoi passer par la facturation dématérialisée ?
Il faut prendre en compte d’aujourd’hui en France, l’émission de facture papier est un réel coût pour l’entreprise. Ainsi, passer par la facture dématérialisée garantit de réelles économies de temps et d’argent.
Économies liées au traitement et aux coûts de la facturation papier
Bien que les entreprises ne s’en rendent pas toujours compte, il faut noter que l’impression, l’envoi de courrier, l’archivage et la réalisation de ses actions à un coût non négligeable. Selon une étude du gouvernement, une facture papier émise coûterait en moyenne de 5 à 10€ pour le fournisseur et entre 15€ et 20€ pour le client qui la reçoit.
En passant par la facturation dématérialisée, les coûts sont divisés en moyenne par 3. Pas d’impression et envoi immédiat via le courrier électronique. Dans le cas où la facture électronique serait une facture de données structurées, le traitement fiscal et juridique de la transaction sera alors encore plus simple.
En effet, le fichier de données donne des informations de lecture pour le traitement automatisé et électronique de la facture. Ce traitement offre à l’entreprise qui émet ou reçoit un gain de temps non-négligeable au quotidien.
Améliorer les relations clients-fournisseurs
La dématérialisation offre également une fluidification des échanges entre clients et fournisseurs (immédiateté) et la réduction des délais de traitement. Les factures ne se perdent pas comme les courriers papier, pas de soucis de distribution interservices.
Cette fluidification des échanges apaise les relations client et assure à chacun le paiement des factures dans les délais.
Se conformer à la loi en passant à la facture électronique avec données structurées
En septembre dernier, la loi de Finances pour 2020 a introduit l’obligation de la facturation électronique pour les entreprises réalisant des échanges entre elles en France et assujetties à la TVA.
Globalement, d’ici à 2026, toutes les entreprises devront avoir réalisé leur passage à la facture électronique pour toutes les transactions concernées. Il sera donc nécessaire pour les entreprises de se conformer à cette nouvelle obligation.